E-mailergernis kun je makkelijk voorkomen met deze tips

E-mailergernis. Denk eens aan  al die lange e-mails, onduidelijke en veel te lange e-mails. Ook het ge-cc zonder reden, en antwoord aan allen als dat niets toevoegt. Lastig en vervelend. Je inbox loopt vol. Waar stoor jij je het meest aan? We hebben het vandaag over e-mail  etiquette. 

Waar stoor je je het meest aan?

rode vlekken

Soms vind ik het fijner om persoonlijk contact te hebben. Ben je dus geëmotioneerd of boos, overweeg dan serieus om contact te maken. Woorden en letters hebben niet dezelfde effect als oogcontact. Ook al vul je je tekst aan met smileys en emojis. Van spoedverzoeken via e-mail kan ik bijvoorbeeld vreselijk in de rode vlekken schieten. Zakelijke verzoeken op vrijdagmiddag idem dito. Ook al staat in de betreffende e-mail dat ze je niet meer wilden bellen (dus ogenschijnlijk een goede bedoeling). Loop even bij elkaar naar binnen en maak het bespreekbaar. Je loopt niet het risico op ‘ruis’ in de communicatie.

E-mailergernis en persoonlijk contact

ergernissen

Daarentegen is te veel persoonlijk contact ook weer niet goed. Je hoeft niet binnen een paar minuten na het versturen van je e-mail naar iemands bureau lopen en te vragen of hij (of zij) je mail al heeft ontvangen. Volledig overbodig. Ik zou dan direct langslopen om mijn vraag te stellen. Sommige vragen kun je ook bewaren voor bij een teamoverleg. Je hoeft dan geen tien collega’s te mailen, die dan vervolgens ook allemaal weer terug gaan of moeten mailen. Dit werkt veel efficiënter en weer eens veel duidelijker.

Onderwerp regel

wees concreet in je onderwerpregel

Wees concreet in je onderwerp regel. Doe je dit niet laat je zien dat je e-mail ook onduidelijk zal zijn. Als je in je e-mail duidelijk en kort bent kun je dit ook samenvatten in een goed onderwerp. Beperk je tot één onderwerp. Anders maakt je het je ontvanger lastig om deze informatie te archiveren of om als taak te verwerken. Bij te veel informatie zal het dan ook onduidelijk zijn wie (en wanneer) actie moet nemen. Het is lastig. Ik weet het. Maar laat zien dat je je best doet de ontvanger.

E-mail gesprekken waarbij niemand het onderwerp aanpast, iedereen boven aan de e-mail een antwoord geeft en in het ergste geval het antwoord aan iedereen terugzendt, zijn verschrikkelijk onduidelijk. Daarnaast zijn ze slordig en tijdrovend.

Tips en goed bedoelde adviezen (voel je vrij om aan te vullen):

1. Vraag je ten eerste af of je wel een e-mail wilt sturen. Misschien kun je ook even bellen of bij je collega langslopen. In sommige bedrijven kun je gebruik maken van een groepschat. Maar dan vooraf duidelijke afspraken.
2. Wees duidelijk wie de ontvanger van jouw e-mail moet zijn en gebruik een nette aanhef.
3. 

   wat doe je wel?

   Maak een duidelijke en concrete (korte) onderwerp regel.

4. Niet meer dan één onderwerp per e-mail. De mail zou eigenlijk niet langer moeten zijn dan 5 zinnen en het liefst zonder spelfouten. Uitdaging … ik weet het. Ga het in dit nieuwe jaar eens proberen. Zie het als een uitdaging.
5. Geen enorme bijlages, maar stuur een link naar bijvoorbeeld een gedeeld bestand.
6. Informatie voor een zelfde onderwerp ook in dezelfde e-mail meesturen. Niet in apartje berichtjes. Geeft ook veel rode vlekken in de hals zeg maar.
7. Schrijf een e-mail alsof het een memo of een brief is die je zou versturen. Laat de mail een tijdje offline staan. Je hebt dan nog even de tijd om te corrigeren of aan te vullen. Een volledig bericht zorgt voor duidelijkheid en leest veel prettiger. En omdat jouw e-mail op allerlei onvoorziene plekken terecht kan komen, is het bovendien goed om zorgvuldig te zijn in bewoordingen en met namen van eventueel betrokkenen.
8. 

   zet niemand meer op cc

   Stel je kort voor (als je de ontvanger niet of nauwelijks kent) en val niet direct met de deur in huis. Denk vervolgens ook om een beleefde afsluiting.

9. Als je een antwoord verwacht zul je o.a. duidelijk moeten zijn in de termijn die je stelt.
10. Zet in principe nooit meer iemand op cc. Als je iemand een mail stuurt en je wilt een ander graag informeren, neem dan de moeite om de verzonden mail door te sturen aan deze persoon en geef aan dat hij de mail ter informatie ontvangt en waarom je wilt dat hij of zij het weet.
11. Wat jij niet wilt dat jou geschiedt, doe dat dan ook een ander niet.

… weetje: een computerprobleem zit vaak tussen de rugleuning en de monitor ...

bla bla bla